某大型建设公司职责优化项目成功案例纪实

发布时间：2023-08-22 13:41 ， 发布人：华恒智信分析员

——针对性优化职责，有效推动工作运行

【客户行业】建筑行业

【问题类型】职责优化

【客户背景】

某大型建设公司拥有多个工程一级资质，在施项目几十个，公司年产值最高达40亿，多次获评“全国优秀施工企业”、“全国建筑业先进企业”、“中国建筑业双百强企业”等等。在专业上，该企业业务丰富，项目遍布全国，并参与了多个中大型资金密集型交通基建行业的建设，在当地建筑市场上，名列前茅。随着不断的发展，该公司已与多家海外企业达成合作已根据该企业的发展规划。

随着公司的不断发展，在管理方面出现了一些问题，这些问题随着时间的推移，不断放大，已经影响到了公司的工作效率和发展，比如各部门之间存在推诿扯皮的现象，大家不清楚工作具体应该由哪个部门去开展；岗位职责混乱不清，出现交叉、重叠、遗漏等问题；部门之间的协作程度比较低。为了统一规范，奠定管理基础，该公司希望寻求专业第三方的帮助，对公司内部的职责进行优化，明确各个部门、岗位的职责，并希望部门与部门之间能够形成良好的协作关系。在这种情况下，公司与专业的人力资源咨询公司——华恒智信达成合作，开展职责优化的设计工作。

【华恒智信分析解读】

在项目开始后，华恒智信项目组深入到公司内部进行调研，了解到该公司职责梳理不清，是当前管理的主要短板，经过调研分析，公司目前主要存在如下关键问题：

一、各部门的职责划分不合理

随着公司业务的不断发展，部门职责也在不断变化，有些职责随着项目的开展而出现，有些职责由于管理优化等原因在部门之间调整。由于该公司的管理基础不足，各部门的职责在变化的过程中出现了一些问题，比如，公司的部门职责中明确办公室负责资产管理事务，但是在财务部的工作中也有资产管理相关的工作，两个部门虽然都有资产管理，但是侧重点有所不同，财务部更侧重财务的管理；办公室更侧重实物资产管理，而部门职责中没有写清楚，在开展工作中，遇到问题时两个部门互相推诿责任，导致工作效率低下。

二、岗位职责混乱不清

通过调研发现，公司现存的岗位职责有交叉、重叠、遗漏的情况。比如，安全部和项目部安全员都有安全管理职责，但是没有说明侧重点；合同管理、档案管理这两项工作在很多岗位都有提到，但在实际开展中，不知道工作应该分到哪个岗位。因此，公司的岗位职责说明书上没有标注清楚，对于同一个职责，不同的岗位应该侧重什么。

三、跨部门协作程度低

在实际工作中发现，即使部门职责明确、岗位职责划分清楚，效率还是无法提高。华恒智信通过现场调研，发现问题的关键在于团队协作程度低，各部门存在本位主义的现象，大家认为其他部门的事务跟本部门没有关系，存在“事不关己、高高挂起”的意识。比如，当月有招聘的需求，人事部忙不过来，希望行政部能够帮忙协调人员，完成招聘工作。但是行政部门不愿意帮忙，认为招聘工作不是本部门该承担的责任义务，因此跨部门协作效率低下。

【华恒智信解决对策】

一、对部门职责进一步进行归类

针对部门职责划分不合理的问题，华恒智信运用三级职能描述工具，澄清部门定位与职责。通过对部门职责的进一步细化、归类，决定了每个部门具体工作内容的深度和广度。同时，项目组老师根据专业的知识和丰富的实践经验，指出部门职责要以战略为导向、流程为导向、外部标杆为导向，即分析公司战略如何实现，部门应扮演什么角色、借鉴外部优秀企业的管理模式等，并运用华恒智信自行开发的三级职能描述工具，对部门职责划分为一级、二级、三级职责。通过对部门职责进一步归类，澄清部门定位与职责，避免部门履职不到位或者多个部门同时履职。

二、梳理岗位职责，规定责任边界

对于岗位职责混乱不清的问题，华恒智信建议首先按照员工承担责任大小不同，进行区分，对不同岗位职责设置不同的侧重点，约定好责任边界，比如，总工程师负责整个项目的施工设计，项目经理负责项目中组织施工设计、技术施工方案等。其次通过对各个岗位的职责和管理流程进行梳理并汇总整理，对其中要求人员能力相似的职责、工作性质及内容相同的职责进行重新梳理，将重叠、交叉的职责进行了合并或缩减。最后，根据有岗位职责遗漏的部门，项目组根据企业实际需要，提出阶段性的职责完善建议，补充新增职责，增加职责价值性，比如对于综合办的工作，不仅仅只是对上级来文做出解释，还需要根据来文要求，提出公司下一步的调整建议方案反馈给管理者。通过明确岗位职责和责任边界，提高工作效率，降低公司在工作实现过程中所出现的内耗。

三、引入跨部门协作表，提高跨部门沟通协调效率

针对部门间协作程度低的问题，华恒智信建议引入跨部门协作表。首先列出计划目标，说明大目标是什么？本月需要做什么？阶段重点有哪些？其次，写清潜在风险，把风险同步到协作表当中，相关部门可以做预案或者其他部门刚好有相关经验，能够直接分享解决措施，提高了办事效率。最后，写清需要的支持工作，将例行工作和例外工作分开，明确协作责任主体。提前与相关部门沟通好支持工作的细节，才能使整个工作完整落地，避免中间出现返工的现象。同时，对各部门的协作性工作进行考核，能够督促部门之间提高协作沟通程度，提高整个团队的凝聚力，进而提高效率。

【华恒智信总结】

在本案例中，随着公司的不断发展，在管理上面临了一些问题，比如各部门职责划分不合理，部门之间互相推诿扯皮，履职不到位；岗位职责混乱不清，出现交叉、重叠、遗漏的问题，各岗位上的人员不清楚自己的职责应该侧重哪一方面；部门之间协作不高，存在部门主义。针对这些问题，华恒智信专家老师建议，运用三级职能描述工具，澄清部门定位与职责；梳理岗位职责，重新规定了责任边界， 根据公司实际情况，补充岗位职责，并添加职责价值；引入跨部门协作表， 明确了责任主体，并通过考核对来实现人员的跨部门协作能力。

华恒智信经过长期深入调研和分析，对该企业现有的职责问题进行诊断，提出制约企业向前发展的关键问题，并通过科学合理的方案设计，完成了该公司的职责优化工作，为公司解决了燃眉之急，也为未来更好地实现公司的战略方针奠定坚实基础，取得客户高度认可。华恒智信项目团队一直以认真、敬业为理念，为企业成长与变革，创新与发展提供持久的核心能力。