某国有设计院跨部门协作优化项目成功案例纪实

发布时间：2025-03-23 16:09 ， 发布人：华恒智信分析员

——变革组织结构，匹配新发展格局

【客户行业】交通运输；设计院

【问题类型】组织结构与管控模式

【客户背景】

某交通设计院凭借专业的技术团队和丰富的项目经验，在传统交通设计业务方面拥有稳定的市场份额，参与了众多公路、桥梁、城市道路等基础设施的设计工作，在地区乃至全国范围内都具有一定的知名度和行业影响力。

但近年来，随着宏观经济形势的转变、交通建设市场的逐渐饱和，以及新兴技术对传统设计业务的冲击，设计院面临着诸多经营困境，业务量也不断下滑。设计院领导认为，新兴的交通规划、智能交通系统设计等领域蕴含着巨大机遇，但设计院原有的组织结构和业务模式难以迅速适应这些变化，导致其在新业务拓展方面进展缓慢，市场份额被竞争对手逐步蚕食。

为扭转这一局面，设计院管理层决定进行组织结构改革。从各个部门选拔出专业能力强、经验丰富的员工，组建了专门的事业部，希望集中优势资源，攻克重点项目并开拓新市场。然而，由于该事业部的人员是从不同部门抽调组合而成，各中心部门的职责也尚未明晰界定，因此各中心部门间存在职责交叉的情况。加之缺乏有效的沟通与协作机制，导致许多中心部门秉持“事不关己，高高挂起”的态度，相互推诿现象颇为严重，呈现出部门壁垒和各自为政的问题。为此，该公司邀请北京华恒智信人力资源专家，希望能够分析并解决上述问题。

【问题分析】

华恒智信项目组前往该设计院，对其部门合作现状进行了调研，认为主要存在以下问题：

一、部门职责模糊，界定不明

由于事业部的各部门，是从不同部门抽调人员组合而成，在组建过程中未对各部门的职责进行精准、清晰的定义和划分。例如，在项目前期的市场调研与可行性研究阶段，市场开发中心认为产业研究中心应提供更多的行业趋势数据支持，而产业研究中心则觉得这应是市场开发中心的基础工作内容之一，双方对各自在这一环节中的具体职责和工作边界缺乏清晰认知，导致工作推进过程中时常出现重复劳动或空白领域，既浪费了人力、物力资源，也延误了项目的最佳启动时机。

二、部门间信息流通不畅，协作意愿淡薄

当前，各中心部门之间尚未建立起高效的信息沟通渠道和共享机制，协作意愿也较为低下，形成了“各自为政”的不良局面。当遇到需要跨部门协作的综合性任务时，如大型交通枢纽的一体化设计项目，涉及市场开发中心的客户对接、产业研究中心的技术选型建议，以及项目管理中心的资源调配与进度管控等多个环节，但各部门往往从自身利益和工作便利性出发，不愿意主动承担额外的协作任务，也不会主动询问上下游部门的工作进度，致使项目整体进度受阻，无法实现预期的协同效应和综合效益。

三、人际关系陌生，未形成统一的企业文化，团队融合困难

来自不同部门的员工带着原部门的工作习惯、价值观念和文化氛围来到新的部门，在短期内难以形成统一的团队文化和价值共识。例如，原设计部门的员工会更注重设计方案的技术完美性，而原市场部门员工则更强调客户需求的快速响应和市场效益，这种文化差异在项目决策过程中容易引发争论和冲突，影响团队的凝聚力和决策效率。

此外，新组建的团队成员之间缺乏足够的了解和信任，在工作配合上存在一定的隔阂。在团队协作项目中，成员之间难以做到充分的信息共享和优势互补，甚至会因沟通不畅或误解产生不必要的人际矛盾，进一步阻碍团队协作的顺利开展，降低团队整体的工作效率和创新能力。

【华恒智信解决方案】

针对上述问题，华恒智信提出以下解决方案：

一、全面梳理业务流程，明确职责分工

华恒智信项目组与相关负责人对设计院的整体业务流程进行了全面、深入的梳理，明确各工作环节的关键任务和输出成果，绘制详细的业务流程图，为职责划分提供清晰的框架和依据。在此基础上，为每个中心部门和岗位制定详细、具体的职责说明书，明确列举部门或岗位的主要职责、工作内容、工作权限、与其他部门或岗位的协作关系以及考核标准等关键要素，确保员工清楚了解自己的工作职责和工作要求，避免职责模糊导致的推诿扯皮现象。

二、建立多元化沟通渠道，制定协作机制

项目组助力公司构建了全方位、多层次的沟通渠道体系，包括定期的部门例会、项目沟通会、跨部门工作小组会议等正式沟通渠道，以及内部沟通平台等非正式沟通渠道。在正式沟通渠道中，各部门负责人和项目团队成员能够及时汇报工作进展、讨论问题解决方案和协调资源分配；非正式沟通渠道则为员工提供了更加轻松、自由的交流环境，促进信息的自然流通和经验分享，营造良好的沟通氛围和知识共享文化。

此外，为打破部门壁垒，提高部门间的协作积极性，还应建立科学合理的协作机制。并将团队协作成果纳入绩效考核体系，对在跨部门、部门内部的合作中表现优秀、积极配合的团队和个人，给予对应的物质奖励和精神表彰，激励员工主动参与部门协作，共同为实现设计院的整体目标而努力。

三、开展团队建设活动，强化团队文化建设

各部门负责人可定期组织丰富多彩、形式多样的团队建设活动，增强团队成员之间的互动与交流，加深彼此的了解和信任，培养团队合作精神和集体荣誉感。此外，基于设计院的核心价值观和使命愿景，积极培育和塑造统一的团队文化，强化团队文化的影响力和认同感，引导员工在共同的文化理念下形成一致的工作态度和行为方式，减少文化冲突和人际矛盾，提高团队的整体战斗力和执行力。

【华恒智信总结思考】

本案例中，某交通设计院在宏观经济形势变化、市场饱和及新兴技术冲击下陷入经营困境，新业务拓展艰难。虽然进行了组织结构改革，却因部门职责不明、沟通协作不畅及团队融合困难，导致改革成效未达预期，部门间推诿严重，影响整体效益。华恒智信项目组对该设计院进行深入调研后，精准诊断出现存问题，并提出系统性解决方案。通过全面梳理业务流程，明确职责分工，为各岗位提供清晰指引；构建多元化沟通渠道，并设立协作激励机制，打破部门壁垒，促进信息流通与协作意愿；开展团队建设活动，并强化团队文化建设，增强团队凝聚力与认同感。

这些举措不仅着眼于解决设计院当下的问题，也为其未来的持续发展奠定了基础，使其在激烈的市场竞争中重获优势，实现从传统设计模式向适应新兴市场需求的成功转型，开启高质量发展新篇章。同时，这也为其他面临类似困境的企业提供了极具价值的借鉴范例，为行业整体的优化升级提供了有益参考。