某通信公司职能部门定岗定编项目成功案例纪实

发布时间：2023-08-21 17:05 ， 发布人：华恒智信分析员

——开展量化工作盘点，精细化员工管理，实现“降本增效”

【客户行业】通信行业

【问题类型】定岗定编

【客户背景】

北京某通信公司是经工信部批准的全国性增值电信运营商和综合的信息服务提供商，以宽带通信网络为基础，向客户提供综合的信息化解决方案、系统化的电信增值业务和专业化的网络通信服务。该公司涉足通信行业近二十年，集运营、维护、建设于一体，积累了较为全面的行业经验，其品牌管理、服务管理、技术管理、公共关系在业界独树一帜。自公司成立以来，公司综合实力稳健提升，形成了通信运营、系统集成、电力信息化三大业务体系，业务规模逐年扩大。

但是，近年来随着市场竞争越来越激烈，通信公司面临一定的发展压力。于是，该公司提出了“降本增效”目标，并决定从职能部门入手，解决公司现存的忙闲不均问题，领导发现职能部门人员有的每天加班，有的却整天“喝茶”，以及工作有效性不足，重点工作不突出等问题，但在真正实施过程中，该通信公司不知从何入手，怎样有效解决问题。于是，经商讨一致决定邀请华恒智信的专家老师从人力资源的角度帮助其在提高企业运作运营效率的同时，降低人力成本的支出。

【华恒智信问题分析】

在与该通信公司管理层进行初步沟通后，华恒智信的专家老师指出进行合理的定岗定编是解决现存问题的关键。于是，华恒智信的专家老师立即开展调研工作，了解到该公司职能部门现存的关键问题如下：

一、职能部门分工过细，忙闲不均

华恒智信的专家老师在对该通信公司职能部门的各个岗位的工作职责进行梳理分析后发现，目前，该公司职能部门的分工过细，导致员工忙闲不均。比如，针对内部会议组织方面，有人负责会议组织、有人负责会议记录，有人负责重大会议推文制作，表面看来虽然没什么问题，但该通信公司每天都有早晚会，并且每周还会进行大型例会，有时又会有其他临时性的会议，会议组织人员事前工作量大，会议记录人员会后的工作量较大；推文制作人员仅需对每周的大型会议进行排版制作，每周前半周工作量较少。并且各岗位人员仅专注于自身工作，对其他人的工作置之不理，这就导致了不同岗位的人员忙闲不均。

二、职能部门工作重点不突出，忙于事务性工作

目前，该通信公司职能部门的人员在工作时，花费大量的时间在处理事务性工作上，却躲避有挑战性的重点工作，导致职能部门人员的工作不能给公司带来较大的效益。例如，该通信公司的人力资源部门人员每天花费大量时间进行简历筛选、工资核算等基础性的工作，而很少做人力资源规划、考核体系建设等更具有难度、但对公司发展意义更大的工作。这就导致公司领导觉得人也挺忙的，但是总是看不到管理提升，公司投入了大量的人工成本，却没有获得相应的回报。

三、定编工作缺少量化数据，仅靠上级和人事部感觉判断

华恒智信的专家老师了解到，该通信公司原有的职能部门定编、加人减人工作仅由各分管领导根据主观感受决定，但由于各领导并不能完全了解每个人的工作，人事部也没有采用科学的工具方法进行判断，导致各职能部门定编人数存在着一定的问题。不少工作简单，一人可以完成的岗位却聘请了多个人员，以至于员工每日“摸鱼”。公司各职能部门领导对此略有耳闻，但又苦于没有依据，公司性质又无法辞退冗余员工，公司只能维持现状，浪费了很多人力成本的支出。

【华恒智信解决方案】

针对该通信公司在定岗定编方面存在的问题，结合公司“降本增效”的改革目标，华恒智信的专家老师们经过多次讨论，提出了以下解决方案：

一、梳理各项职责，并进行岗位合并

针对该通信公司职能部门人员忙闲不均的问题，结合公司实际情况，华恒智信的专家老师提出了进行岗位合并的解决方案。专家老师建议该通信公司对职能部门现有岗位进行职责梳理，并根据岗位职责进行分类，将分工过细，忙闲不均且工作性质相近的岗位进行合并。例如，可将会议组织、会议记录、重大会议推文制作3个岗位合并为会议管理岗，如此以来，推文制作人员就可以在空闲时间支持会议组织和会议记录的工作，解决忙闲不均的问题。在这方面，项目组老师建立了职责合并的工具模型，对流程接近、对人员要求相似、工作性质相似的岗位，在工作量盘点基础上，进行整合。

二、强化工作重点，并与考核挂钩

为解决职能部门工作重点不突出的问题，项目组提出，在进行工作梳理的同时，对各个岗位的工作重点、难点进行汇总。并由各职能部门负责人担任“提醒”工作，定期督促各岗位员工，明确本岗位的日常工作、重点工作，以保证相关人员投入一定的时间处理重点、难点的工作。

另外，为了保障工作饱和度提高、重点职责落地，华恒智信的专家老师建议将重、难点工作纳入绩效考核，即只有进行重、难点工作的开展才有可能获得“优秀”等次的考核结果；若不开展重、难点工作，即使其他工作完成非常优秀，也只能获得“良好”等次，以促进职能部门人员进行重点工作的开展。

三、引入科学的定编工具，确定合理定编人数

企业传统的定编模式中，往往是人力资源部门仅凭主观感受进行每个岗位的编制人数的设计，如此容易导致岗位人数设计过于随意，不符合实际的问题。华恒智信的专家老师在定编方面有着丰富的经验，结合该通信公司的实际情况，提出了通过工作量分析，合理确定定编人数的方法。并建立了“日周月季年”的工具量统计模型，将各类岗位的工作内容进行量化盘点，采用更为科学、客观的形式进行定编工作，以避免岗位人数过多，工作清闲，或者岗位人数过少，工作繁忙的情况。

【华恒智信总结思考】

定岗定编可以帮助企业更好地管理人员编制和资源分配，明确每个员工的职责和工作内容，避免人员浪费和资源浪费，提高工作效率。同时，也可以让企业更好地应对市场变化，根据实际需求合理地配置人员和资源，提高资源利用率和管理效率。

做为人力资源管理工作的一大难点，不少企业在定岗定编方面存在着很多问题。在定岗方面，存在岗位划分过细，岗位职责交叉，工作重点缺失等问题；在定编方面，缺少量化工具，且不易落实，都是制约该项工作开展的重要因素。华恒智信在该方面极富经验，帮助很多客户公司解决了困扰多年的问题，获得了一致赞扬。