某生产制造集团管理流程优化项目成功案例纪实

发布时间：2024-06-28 10:37 ， 发布人：华恒智信分析员

——打造数智化管理新体验，实现组织效率的飞跃

【客户行业】生产制造

【问题类型】流程管理

【客户背景】

某生产制造集团专注于高精度机械部件的研发与生产，服务于航空、汽车、医疗设备等多个高端制造业领域。

近几年随着企业的不断发展、人数增加，大家都感觉到企业出现了“大企业病”，员工普遍感觉到效率低下、流程繁琐：尽管企业内设有明确的工作流程，但在实际操作中往往未能严格遵循，导致与制度性规范脱节；部门间的协作程度亦不尽如人意，尤其是在需要多部门协同作战时，常需多次催促或领导介入方能完成；即便是处理简单事务，也需经历层层审批和上报，效率极为低下……这些问题严重阻碍了企业整体工作效率的提升，令企业领导倍感困扰。

经过企业高层领导商讨，决定与人力资源管理咨询专家——华恒智信展开合作，帮助企业改变现状，脱离因为流程问题给企业带来效率降低的桎梏。

【问题分析】

为帮助该公司解决其现存问题，华恒智信的专家老师们对公司现有流程进行了深入分析，发现该公司的问题主要是以下几个方面：

一、公司管理规范性不足，过程监督缺失

项目组调研发现，公司虽设有详细的工作流程，但实际操作中却与规定存在明显脱节。以绩效考核为例，尽管已建立包括评价维度、评分标准及事后公示等在内的完整流程，但在实际操作过程中，由于工作记录缺失，员工对评分标准的理解各异，导致评价多基于个人主观判断甚至同事关系，而非客观事实。上级领导对此亦缺乏了解渠道，未能及时介入纠正，使得评分流程形同虚设。长此以往，员工对公司规章制度的重视程度逐渐降低，既定流程变得形式化，缺乏应有的规范性。

二、团队协作协调不畅，沟通效率低下

在该企业中，工作流程划分过于细致，导致实时沟通困难，协调成本高昂。

从横向协作来看，各部门间的配合高度依赖人工协调，一旦涉及多部门合作，往往需要频繁催促甚至领导亲自介入，才能完成既定任务。此外，由于分工过于精细，处理单一事务往往需要多个部门共同参与，在信息传递过程中还需花费大量时间和精力进行沟通和协调。一旦某个环节出现延误，整个公司的进度都会受到严重影响。

从纵向管理层面来看，公司机构设置相对臃肿，导致办事效率低下。即便是简单的业务处理，也需要经过层层审批和上报，领导的时间被大量占用，频繁需要签字确认。这种繁琐的审批流程不仅影响了工作效率，也增加了企业的运营成本。

三、工作数据留存困难，建档分析挑战大

当前该公司运作中，数据管理仍普遍依赖纸质记录或Excel表格，这种方式存在诸多局限性。首先，数据格式的不统一使得整合变得困难，影响数据的即时可访问性。其次，纸质和Excel存储方式不利于历史数据的系统化沉淀和快速检索，难以随时调用查看。最后，多部门间的文档汇总工作也面临挑战，由于缺乏有效整合工具和平台，各部门信息收集与整理难以协调一致，进一步加大历史数据管理体系的建设难度。

【华恒智信解决方案】

针对以上问题，华恒智信顾问团队受邀助力该公司数字化转型，构建线上智能化流程管理，提高组织效能。系统功能介绍如下：

一、监督统筹看板，强化规范化过程审查

针对当前公司过程监督困难，导致管理缺乏规范化的问题，华恒智信项目组创建了线上统筹看板。这一创新工具可为公司高层领导提供一个实时监控工作进展的平台，确保其对各项业务流程的全面掌控。

该线上统筹看板具备实时更新功能，能够精确展示公司目标完成进度，并支持多种系统端口接入。公司领导可通过智能手机、平板电脑、笔记本电脑等多种设备，随时随地进行工作任务的分配、跟踪和督办，极大提升了工作的灵活性和效率。

此外，看板系统还允许员工实时上报工作中遇到的问题，并及时反馈信息，实现了信息的即时互通。这一机制有助于领导层及时发现并解决工作过程中出现的异常情况，有效防止问题的积累，确保了公司管理的高效运作和顺畅执行。通过这一系统的实施，公司的管理规范化水平得到了显著提升，为公司的长远发展奠定了坚实的基础。

二、线上沟通平台，实现信息共享与流程把控

为解决公司面临的沟通困难、沟通成本高问题，项目组借助信息化系统，构建了线上沟通平台，并引入了延期预警功能，有效促进工作进展的及时性。这一平台的设计，充分考虑了各部门和各层级之间的高效沟通需求，为公司内部协作提供了强大的技术支持。

通过这一平台，各层级、各部门人员能够便捷地就工作内容进行交流，沟通信息能够实时更新到相关人员的信息看板上，确保了信息的即时传递和广泛共享。这种实时的信息流转让团队成员能够快速响应工作变动，省略了繁杂的协调环节，提升了整体工作效率。

此外，系统还特别设计了一套“月度提示、每周提醒、当日预警”的预警机制。在关键时间节点到来前，系统会自动对那些即将延期或尚未完成的任务发送预警通知，并妥善保存相关记录，以便进行后续的量化分析。这种智能化的提醒功能，不仅及时向员工传达任务进展状况，而且在遭遇工作难题时，员工能够通过系统及时反馈，寻求必要的支援与协助。同时，领导可利用系统的一键催办功能进行二次重点提醒，确保关键任务得以有效推进。对于未能按时完成任务，或经多次催促仍无改进的部门或个人，系统能详尽记录其催办情况，作为绩效考核、职位晋升竞聘等管理决策的参考依据，并对那些影响团队协作效率的部门或员工实施相应的处罚措施，维护团队的整体利益。

三、数据条理化存档，充分挖掘潜在价值

针对该公司目前尚未建立系统性数据管理体系的问题，项目组建议采用电子档案作为统一数据存储模式，并集中存放于一个系统，便于即时查看和深入分析数据。同时，利用系统内置的数据导出功能，定期备份文件数据，确保数据的安全与完整。

该系统能够构建清晰有序的数据档案体系，进而形成企业专属的考核结果库。它能按部门、职级、评价方向等维度综合分类存储考核结果，并从工作时长、效率、有价值时间等角度进行跨部门、历史及外部对标分析，为管理决策提供数据支持。

此外，系统支持数据批量上传、下载及导出存档，方便企业随时随地调用和查看数据，充分发挥数据价值。通过这一系统化数据管理平台，企业将更高效地管理和利用数据资源，以数据驱动决策，推动企业管理向更高效、科学的方向发展。

【华恒智信总结思考】

在本案例中，某生产制造集团近年来虽实现了规模扩张和人员增长，但在日常运营中却暴露出效率低下和流程繁琐的问题。首先，公司虽设有详细的工作流程，但由于缺乏监督跟踪体系，实际操作中却与规定存在明显脱节，导致规定流程形同虚设。其次，公司的工作流程划分过于细致，细小的工作也需要与多个部门协作，甚至跨层级上报，导致实时沟通困难，协调成本高昂。另外，尚未建立系统性数据管理体系，难以即时查看并深入分析数据，导致大量数据未能充分发挥潜在价值。

针对这些问题，华恒智信项目组助力该公司通过线上系统重塑管理流程，实现绩效提升。通过线上统筹看板，为公司高层领导提供一个实时监控工作进展的平台，确保其对各项业务流程的全面掌控；构建线上沟通平台，并引入了延期预警功能，有效促进工作进展的及时性；采用电子档案作为统一数据存储模式，并集中存放于一个系统，便于即时查看和深入分析数据，并定期备份文件数据，确保数据的安全与完整。

人力资源管理信息化是当今企业管理的重要趋势。通过引入信息化系统，可以显著优化人力资源管理的各个环节，实现从制表、发表、收表，到监控、催促、数据统计和结果分析等，全流程的线上化管理，从而极大地减少手工操作，提升管理效率与有序性。华恒智信深耕人力资源行业二十多年，是先进企业数智化的实践者，用人力资源数智化支撑企业人才管理水平再升级，提升人效比，赋能人力资源管理组织效率再倍增。