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PDCA培训提升时间管理质量
发布时间:2014-03-19 , 发布人:华恒智信分析员
6月份我們组织本部门员工开展了一次时间管理的培训。培训突破和改变以往由培训讲师单一讲授的课堂形式,形成“带着问题来培训,形成方法去实施”的PDCA培训模式。
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【问题类型】员工培训
【案例背景】
培训前一周,部门经理首先给大家提出三个问题,要求大家思考并写出自己的见解交上司审阅。这三个问题是:
1、哪些工作最花时间?有什么措施可提高效率,减少时间花费?
2、哪些工作没时间做?有什么措施可安排时间去做?
3、哪些方面有浪费时间?如何避免?
通过思考,大家感到时间管理培训对自己是很有必要的,确实有一些问题需要培训。于是大家带着问题来参加培训,能比较深入地参与培训和比较好地互动,收获较大。
“学习的目的全在于应用”,因此培训后大家并没有一走了之,部门经理进行了总结,强调公司效益是从质量成本改善开始,工作质量是从时间管理开始,时间利用的程度和效果反映了一个人的专业水准,也决定了人生成就和层次。因此时间管理将是我们很重要的质量改善项目。要求大家重新思考培训前的三个问题,找出更好的实施方法,交上司审阅后立即实施。
实施半个月后,部门召开实施成效汇报会议,分享时间管理改善措施和实施成效。整个时间管理培训在别人可能是数小时完成的事,但我们花了一个月的时间,在此过程中,由开始找到方向,到不断深入,到看到效果出来,大家感到受益非浅。现对各同事谈到的方法、做法归纳如下,以飨大家。
【解决方法】
一、哪些工作最花时间?有什么措施可提高效率,减少时间花费?
比如:月初、月底各种表格的制作;各种资料的汇总、反馈和核实;涉及跨部门的工作等。
针对这些问题,方法主要有:
(1)做好前准备功夫,平时花较短时间及时进行数据的录入和资料的积累,在月底和月初做汇总时就比较快了。
(2)一次性做好,第一次做报表必须认真细致,不因为一时的疏忽、急躁出错,导致重复检查和重做。
(3)做好资料管理,建立资料夹分类管理好文件。
(4)排好工作计划,按正确的步驺去做,可以减少时间花费。
(5)提高计算机技巧,利用办公自动化帮助工作等。
(6)将具有相同特点的事务性工作归类、统一安排、办理,避免逐个办理花费时间。
(7)涉及跨部门的工作,必须先收集并且熟悉资料,熟悉对方部门的工作特点,寻找恰当的时间提前预约,避免等待。涉及多部门的事务,可以事先设计工作线路,有效提升时间利用率。
二、哪些工作没时间做?有什么措施可安排时间去做?
比如:新员工入职的电邮通知;劳动合同、饭卡的填写;业务知识学习和个人技能的提升等。
针对这些问题,方法主要有:
(1)利用告示板法,提前计划需要完成的事项,及时提醒自己。
(2)提前计划,把一些可以提前的工作提前安排,避免产生冲突。
(3)利用点滴时间穿插,将有些工作分部份、分步骤完成。
(4)对于一些重要事务的处理必须利用加班时间完成。
三、哪些方面有浪费时间?如何避免?
比如:一些久拖的工作、出外办事等。
方法有:
(1)对每一件事跟到底。
(2)出外办事需要等待时,可以处理一些其它的事务,减少时间浪费。
来源:网络素材整理
来源:网络素材整理
华 恒 智 信 点 评
人常说,培训的效果是难以衡量的,但通过这次时间管理培训我们真的取得了成效,大家也很开心,归根到底是PDCA的运用,因此我们会继续开展这种PDCA式的培训,并将PDCA努力推广到工作其它方面。
PDCA是指P(PLAN)--计划;D(Do)--执行;C(CHECK)--检查;A(Adjust)--行动,对总结检查的结果进行处理,成功的经验加以肯定并适当推广、标准化;失败的教训加以总结,未解决的问题放到下一个PDCA循环里。以上四个过程不是运行一次就结束,而是周而复始的进行,一个循环完了,解决一些问题,未解决的问题进入下一个循环,这样阶梯式上升的。
PDCA管理的八个步骤是:① 分析现状,发现问题; ② 分析质量问题中各种影响因素; ③ 分析影响质量问题的主要原因;④ 针对主要原因,采取解决的措施;⑤ 执行,按措施计划的要求去做;⑥ 检查,把执行结果与要求达到的目标进行对比;⑦ 标准化,把成功的经验总结出来,制定相应的标准;⑧ 把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决。
但是随着更多项目管理中应用PDCA,在运用的过程中发现了很多问题,因为PDCA中不含有人的创造性的
内容。他只是让人如何完善现有工作,所以这导致惯性思维的产生,习惯了PDCA的人很容易按流程工作,因为没有什么压力让他来实现创造性,为此,PDCA在实际的项目中有一些局限,因此我们必须站在学习的心态,时刻保持敏感问题的捕捉,容易发现新的事物,可以提高创新的能力。
PDCA培训模式强调公司效益是从质量成本改善开始,工作质量是从时间管理开始。利用PDCA培训模式提高了时间管理质量,保证了工作效率,从而实现了高效益,低成本的高质量管理模式。