某国有工程企业定岗定编项目成功案例纪实

发布时间：2024-05-11 13:27 ， 发布人：华恒智信分析员

——梳理岗位职责、分层分类定编，实现降本增效

【客户行业】工程行业；国有企业

【问题类型】定岗定编

【客户背景】

某国有工程企业主要经营范围包括城市道路工程的设计、安装、施工；道路器材的设计、制造、销售等。随着该公司的不断发展，已经成为当地道路工程的知名品牌。

过去，这家公司的业务主要以外包形式为主，依赖于其他公司来完成大部分工作。然而，随着公司转型的需求，他们开始逐步将工程管理、现场维修等核心业务收回自己手中，导致业务工作量扩大。这一变革不仅意味着需要优化岗位配置，并给各个岗位配置合适的人员。在转型的过程中，公司领导发现公司内部存在一些问题。员工之间互相推诿扯皮，各部门的工作饱和度参差不齐，导致有些人员过于忙碌，而另一些则相对清闲。这种不平衡的状态不仅影响了工作效率，还可能对公司的长期发展造成隐患。为了解决这些问题，公司领导意识到需要进行定岗定编设计。但由于公司内部的管理基础尚不够扎实，对于各岗位的职责内容设置与工作量分析缺乏深入的了解和把握。因此，他们担心如果仅仅依赖下属员工提交的方案，可能无法真正符合公司的实际需求。在这样的背景下，公司领导决定与专业第三方机构——华恒智信进行合作。他们希望借助华恒智信的专业知识和经验，从更加全面和深入的角度来进行新设部门的定岗定编设计。

【问题分析】

华恒智信人力资源咨询团队抵达现场后，与公司的高层干部、部门主任和员工代表开展了细致的访谈和沟通，了解公司的期望与要求，通过分析发现公司在对新设部门的定岗定编工作上存在以下问题：

一、岗位设置不合理，工作效率低下

通过调研了解到，项目组发现其岗位设置存在显著的不合理之处。这种不合理性主要体现在两个方面：因人设岗和一人一岗的现象较为普遍。首先，因人设岗的情况导致了一些岗位的设立并非基于实际需求，而是基于个别员工的能力或背景，不仅浪费了宝贵的人力资源，还可能引发工作效率的降低和团队协作的困难。

其次，一人一岗的设置模式使得许多原本可以由一人完成的工作被分解成了多个岗位，分派给不同的员工去执行。这不仅增加了管理成本，而且可能导致工作之间的衔接不畅，协作效率低下，甚至引发互相掣肘的问题。这种岗位设置的不合理不仅影响了公司的整体运营效率，还可能对公司的长期发展产生不利影响。因此，优化和调整岗位设置成为了该公司亟待解决的问题之一。

二、公司整体存在忙闲不均的问题，需要合理调整工作量，精简编制

在与该公司领导的深入交流中，项目组了解到该公司在人员编制方面存在明显的问题。具体来说，公司的人员结构相对冗余，人员存在明显的忙闲不均现象。在过去，为了应对工作量的波动，公司往往依赖于外部外包人员来执行任务。这导致在一段时间内，公司内部的大部分员工似乎并没有太多实质性的工作要做，造成了一定程度上的资源浪费。然而，当公司有实际项目需要推进时，情况却截然不同。项目人员往往需要承担大量的工作任务，导致他们异常忙碌；而职能部门的员工却相对清闲，没有足够的工作量来充实他们的日常。这种明显的忙闲不均不仅影响了员工的工作积极性和效率，还可能对公司的整体运营产生不利影响。

三、公司担心定岗定编的落地存在问题，迟迟不敢推进

经过与该公司领导的深入交流，项目组了解到他们在推进定岗定编工作时存在多方面的顾虑和担忧。公司领导层担心定岗定编的实施可能引发内部不稳定因素。由于公司长期以来一直沿用传统的管理方式，员工们已经习惯了这种工作模式，因此领导层担心突然改变可能会带来不必要的动荡和不安。此外，随着公司业务的不断扩展，公司正在积极探索和发展许多新业务领域。领导层担心，如果现在进行定岗定编工作，可能会影响到这些新业务的正常推进。他们担心在定岗定编后，公司可能缺乏足够的后备人才来支撑这些新业务的持续发展。

【华恒智信解决方案】

针对以上问题，华恒智信的专家顾问团经过深入调研分析，结合多年的经验积累与公司的实际情况，设计一套科学合理的定岗定编方案，并提供了相应的工具模型，帮助方案真正落地。

一、梳理岗位职责，优化岗位配置

针对该公司岗位设置不合理、工作效率低下的问题，华恒智信提供了一系列的分析模型工具，从工作流程、价值链等多维度对岗位职责进行了深入剖析。这些工具不仅帮助公司识别了现有岗位设置中的问题和不足，还为公司提供了优化岗位配置的具体方案。

在定岗过程中，项目组对相似岗位进行了合并，以消除职能重叠，提高工作效率。同时，对于不适应公司发展战略或业务需求的岗位，项目组进行了重新梳理和调整，确保每个岗位都能够为公司的发展做出积极贡献。

此外，通过对各部门岗位工作流程和关键职责的梳理，项目组不仅帮助公司明确了每个岗位的职责边界，还优化了工作流程，提高了组织的运作效率。这些改进措施有助于降低管理成本，提升公司整体竞争力。

二、采用分层分类的定编方法，做好工作量分析

针对该公司人员工作忙闲不均、工作饱和度差异较大的问题，华恒智信提出了分层分类的定编方法，提高定编科学性。

对于工程项目人员，按照项目的数量以及所需人员数量进行详细的核算。这样可以确保每个项目都有足够的人力资源支持，避免某些项目因人力资源不足而进度受阻，同时防止其他项目因人员过剩而浪费资源。

对于职能部门，引入日周月季年的工作量评估法。对各类岗位的每日、每周、每月、每季、每年的例行工作进行详细提炼，并准确记录每项工作所需的时间和频次。对于例外工作，对其发生的频次和所需时间进行了记录。根据例外工作的发生几率，灵活选择临时聘用、其他部门支持、领导调动资源协调或将其分配到日常工作中的方式来解决。

对于技术部门，主要通过分析完成技术项目的数量、投入的人力和时间以及成果的有效性等数据进行工作饱和度的盘点。这能够更准确地了解技术部门的工作负载情况，确保资源得到更合理的分配，从而提高整体工作效率。

三、为了保障稳定，需要建立配套的管理机制，支持改革落地

为了确保改革的顺利实施和长期的稳定性，华恒智信提出，建立完善的管理机制至关重要。

在短期内，项目组提出，建立多种渠道的分流方案。包括为在岗人员提供培训和转岗机会，以确保他们在减少编制后能够胜任新的工作角色；同时为分流人员提供适当的补偿和安置措施，以保障他们的权益和减少改革阻力。

在后备人才培养方面，需要加强知识传承和经验沉淀工作。为此，项目组建议推出“老带新”的机制，鼓励老员工与新员工结对子，通过以老带新的方式快速培养新人。这不仅可以满足企业短期的发展需要，还有助于培养员工一专多能的能力，为企业的长远发展储备人才。

在长期内，项目组对公司的薪酬激励和绩效考核等方面进行全面的梳理和改革。针对各部门的工作特点，重新建立一套管理工具和方法，以确保新的机制能够体现“多劳多得”的原则。这包括制定合理的薪酬结构、设定明确的绩效指标、建立公正透明的考核机制等。通过这些措施，可以激发员工的积极性和创造力，推动企业的持续发展和创新。

【华恒智信总结】

在本项目中，随着公司的不断发展，业务量和方向有所增加和改变，进而需要进行合理的岗位设置。但在这过程中，该公司出现一些问题，比如岗位设置不合理，工作效率低下；公司整体存在忙闲不均的问题，需要合理调整工作量，精简编制；公司担心定岗定编的落地存在问题，迟迟不敢推进。针对这些问题，华恒智信提出，梳理岗位职责，优化岗位配置；采用分层分类的定编方法，做好工作量分析；为了保障稳定，需要建立配套的管理机制，支持改革落地。

华恒智信在长期开展咨询工作中，在定岗定编方面已经积累了丰富的经验成果，形成了独有的“三级五角色、日周月季年、ABC定编模式”等工具方法，并在各行各业的咨询工作中取得了良好成果，对包括技术、职能、生产、服务、操作等各类岗位都有长期丰富的研究，对于定编完成后的人员分流工作具备丰富实操经验，具有“标准化、针对性、可落地”的特点，为中国企业的定岗定编工作提供了良好的工具方法，获得了多家客户的一致赞扬。