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PDCA培训提升时间管理质量
发布时间：2014-03-19 ， 发布人：华恒智信分析员
 
6月份我們组织本部门员工开展了一次时间管理的培训。培训突破和改变以往由培训讲师单一讲授的课堂形式，形成“带着问题来培训，形成方法去实施”的PDCA培训模式。
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【问题类型】员工培训
【案例背景】
培训前一周，部门经理首先给大家提出三个问题，要求大家思考并写出自己的见解交上司审阅。这三个问题是：
1、哪些工作最花时间？有什么措施可提高效率，减少时间花费？
2、哪些工作没时间做？有什么措施可安排时间去做？
3、哪些方面有浪费时间？如何避免？
通过思考，大家感到时间管理培训对自己是很有必要的，确实有一些问题需要培训。于是大家带着问题来参加培训，能比较深入地参与培训和比较好地互动，收获较大。
“学习的目的全在于应用”，因此培训后大家并没有一走了之，部门经理进行了总结，强调公司效益是从质量成本改善开始，工作质量是从时间管理开始，时间利用的程度和效果反映了一个人的专业水准，也决定了人生成就和层次。因此时间管理将是我们很重要的质量改善项目。要求大家重新思考培训前的三个问题，找出更好的实施方法，交上司审阅后立即实施。
实施半个月后，部门召开实施成效汇报会议，分享时间管理改善措施和实施成效。整个时间管理培训在别人可能是数小时完成的事，但我们花了一个月的时间，在此过程中，由开始找到方向，到不断深入，到看到效果出来，大家感到受益非浅。现对各同事谈到的方法、做法归纳如下，以飨大家。
【解决方法】
一、哪些工作最花时间？有什么措施可提高效率，减少时间花费？
比如：月初、月底各种表格的制作；各种资料的汇总、反馈和核实；涉及跨部门的工作等。
针对这些问题，方法主要有：
（1）做好前准备功夫，平时花较短时间及时进行数据的录入和资料的积累，在月底和月初做汇总时就比较快了。
（2）一次性做好，第一次做报表必须认真细致，不因为一时的疏忽、急躁出错，导致重复检查和重做。
（3）做好资料管理，建立资料夹分类管理好文件。
（4）排好工作计划，按正确的步驺去做，可以减少时间花费。
（5）提高计算机技巧，利用办公自动化帮助工作等。
（6）将具有相同特点的事务性工作归类、统一安排、办理，避免逐个办理花费时间。
（7）涉及跨部门的工作，必须先收集并且熟悉资料，熟悉对方部门的工作特点，寻找恰当的时间提前预约，避免等待。涉及多部门的事务，可以事先设计工作线路，有效提升时间利用率。
二、哪些工作没时间做？有什么措施可安排时间去做？
比如：新员工入职的电邮通知；劳动合同、饭卡的填写；业务知识学习和个人技能的提升等。
针对这些问题，方法主要有：
（1）利用告示板法，提前计划需要完成的事项，及时提醒自己。
（2）提前计划，把一些可以提前的工作提前安排，避免产生冲突。
（3）利用点滴时间穿插，将有些工作分部份、分步骤完成。
（4）对于一些重要事务的处理必须利用加班时间完成。
三、哪些方面有浪费时间？如何避免？
比如：一些久拖的工作、出外办事等。
方法有：
（1）对每一件事跟到底。
（2）出外办事需要等待时，可以处理一些其它的事务，减少时间浪费。
来源：网络素材整理
来源：网络素材整理
华 恒 智 信 点 评
人常说，培训的效果是难以衡量的，但通过这次时间管理培训我们真的取得了成效，大家也很开心，归根到底是PDCA的运用，因此我们会继续开展这种PDCA式的培训，并将PDCA努力推广到工作其它方面。
PDCA是指P（PLAN）--计划；D（Do)--执行；C（CHECK)--检查；A（Adjust)--行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，未解决的问题放到下一个PDCA循环里。以上四个过程不是运行一次就结束，而是周而复始的进行，一个循环完了，解决一些问题，未解决的问题进入下一个循环，这样阶梯式上升的。
PDCA管理的八个步骤是：① 分析现状，发现问题； ② 分析质量问题中各种影响因素； ③ 分析影响质量问题的主要原因；④ 针对主要原因，采取解决的措施；⑤ 执行，按措施计划的要求去做；⑥ 检查，把执行结果与要求达到的目标进行对比；⑦ 标准化，把成功的经验总结出来，制定相应的标准；⑧ 把没有解决或新出现的问题转入下一个PDCA循环中去解决。
但是随着更多项目管理中应用PDCA，在运用的过程中发现了很多问题，因为PDCA中不含有人的创造性的
内容。他只是让人如何完善现有工作，所以这导致惯性思维的产生，习惯了PDCA的人很容易按流程工作，因为没有什么压力让他来实现创造性，为此，PDCA在实际的项目中有一些局限，因此我们必须站在学习的心态，时刻保持敏感问题的捕捉，容易发现新的事物，可以提高创新的能力。
PDCA培训模式强调公司效益是从质量成本改善开始，工作质量是从时间管理开始。利用PDCA培训模式提高了时间管理质量，保证了工作效率，从而实现了高效益，低成本的高质量管理模式。
